Best commissie leden.

Om de toegang tot de reünie te moderniseren heb ik het toegang systeem een flinke update gegeven. Waar Ab en ik de vorige reünie alles handmatig hebben moeten aanmaken en flink wat uren heeft gekost is dit nu verleden tijd.

Bij de vorige reünie moest er handmatig een QR-code aan worden gemaakt, moest er handmatig een lijst met deelnemers aangemaakt worden (voor de organisatie en voor de wacht) en moest iedere deelnemer individueel een email krijgen met de gegevens die de deelnemer moest tonen aan de poort. Tevens moest er ook handmatig een vergelijking worden gemaakt met de inkomsten via de betaal methode van Ideal.

Al het voorgaande gaat nu automatisch via een ticket systeem. Ik zal hieronder uitleggen in woord en beeld hoe het bij de aankomende reünie gaat.

Aanschaf toegang bewijs door bezoeker.

(Klik op de afbeelding voor een grotere versie)

Stap 1

De deelnemer kan 1 toegang bewijs kopen via de website.

Stap 2

De deelnemer gaat vervolgens naar zijn winkelwagen.

Stap 3

De deelnemer vult zijn gegevens in en het id of paspoortnummer voor extra verificatie bij de poort.

Stap 4

De deelnemer krijgt na het betalen zijn overzicht te zien.

Stap 5

De deelnemer krijgt na zijn bestelling een email waarmee de deelnemer kan inloggen in zijn account.

Stap 6

De deelnemer kan via zijn account zijn toegang bewijs oproepen en desgewenst uitprinten.

Nadat de deelnemer zijn toegang bewijs heeft aangeschaft ontvangt de deelnemer 2 e-mails, één met zijn inlog gegevens en één met het toegang bewijs. Het toegang bewijs is zowel in een pdf formaat als in een normaal email formaat.

Klik hier voor een voorbeeld.

De APP bij de poort.

 

De app staat live in verbinding met de website. Op de app is te zien hoeveel deelnemers zich hebben aangemeld voor de reünie. Deze deelnemers hebben allemaal een grijze cirkel. Nadat een deelnemer zijn QR-code heeft laten inscannen wordt de cirkel groen en is de deelnemer aangemeld, de QR-code kan dus maar 1 keer worden gebruikt en kan dus niet aan anderen worden gegeven. Als tweede controle slag wordt ook het ID en of paspoort nummer gecontroleerd deze staan ook op het toegang bewijs.

 

Voordelen:

  • In een oogopslag is te zien hoeveel deelnemers er op de reünie zijn en wie nog onderweg is.
  • De app is door meerdere personen te gebruiken. In dit geval weer door Ab en mij.
  • Alle deelnemers kunnen met een druk op de knop het toegang bewijs weer ontvangen in hun mail box. Dit tackelt het probleem dat men hun ticket niet meer kan vinden.
  • De wacht krijgt een lijst met alle deelnemers in pdf formaat, dit kan na de sluiting van het aanschaffen van een toegang bewijs direct geleverd worden.
  • Het regiment ontvangt direct de inkomsten op het mollie account.
  • Geen omkijken meer naar de deelnemers, lijsten maken en verder handmatig werk.

Hieronder een aantal screenshots van mijn toegang bewijs.

(Klik op de afbeelding voor een grotere versie)